Rechtssichere E-Mail-Archivierung

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MailStore Server

Der Standard für rechtssichere E-Mail-Archivierung

Mit MailStore Server können Unternehmen alle Vorteile moderner E-Mail-Archivierung einfach und sicher für sich nutzbar machen. Dazu legt MailStore Server perfekte Kopien aller E-Mails in einem zentralen Archiv ab und stellt so die Sicherheit und Verfügbarkeit beliebiger Datenmengen auch über viele Jahre hinweg sicher. Anwender können weiterhin, beispielsweise über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook, auf ihre E-Mails zugreifen und diese schnell durchsuchen.

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Hintergrund

Die Gründe eines Mailarchivs

Die in Deutschland, Österreich und der Schweiz geltenden rechtlichen Anforderungen verpflichten Unternehmen grundsätzlich dazu, ihre E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren. Dazu kann jegliche Korrespondenz gehören, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird. Beispiele sind Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge.

Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Umsetzung der rechtlichen Anforderungen liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Kommt diese ihrer Pflicht nicht nach, drohen steuerrechtliche, in bestimmten Fällen auch zivilrechtliche Sanktionen. Mit Hilfe von MailStore Server kann Ihr Unternehmen die gegebenen rechtlichen Risiken einfach und zuverlässig ausschließen.

Wie werden Ihre e-Mails archiviert?

In unserem Rechenzentrum betreiben wir für die e-Mail-Archivierung eigene Server, bei dem zu diesem Zweck ein Instanzen-Konzept umgesetzt wurde, bei dem jeder Endkunde eine eigene, in sich geschlossene MailStore-Instanz erhält, die völlig separat von den Instanzen anderer Kunden ausgeführt wird. Die Instanzen werden grundsätzlich vom Service Provider zentral über die webbasierte Management Console oder die API verwaltet. Dazu zählen beispielsweise die Erstellung neuer Instanzen und das Management der Archiv-Speicherorte. Darüber hinaus existiert noch eine weitere administrative Rolle. Der sogenannte Archiv-Administrator ist für die Aufgaben zuständig, die sich innerhalb einer Instanz abspielen. Dazu gehören die Compliance-Einstellungen und die Berechtigungsvergabe. Je nach Wunsch kann diese Rolle vom Service Provider oder vom Endkunden selbst übernommen werden. Das Besondere: Nur der Archiv-Administrator hat gegebenenfalls Zugriff auf die in der Instanz archivierten E-Mails. Bei Bedarf können auf diese Weise Geschäftsmodelle umgesetzt werden, bei denen der Service Provider keinen unmittelbaren Zugriff auf die Daten des Endkunden erhält.

MailStore Server erfüllt die GoBD

Das Bundesfinanzministerium hat bereits am 14.11.2014 das Schreiben zu den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ veröffentlicht. Schon bei der Zertifizierung von MailStore Server 9 wurde der Entwurf der GoBD vom April 2014 beachtet. Die in der endgültigen Fassung der GoBD vorgenommenen Änderungen gegenüber dem Entwurf vom April 2014 sind im Wesentlichen redaktioneller oder formaler Art.